یکی از مواردی که در کوچینگ سبب بالا رفتن احتمال اقدام در راستای اهداف می شود تعیین ساختار مسئولیت پذیری مراجع است. اینکه مراجع بتواند ساختار مسئولیت و پایبندی خود را در بیاورد و بعد آن را اجرا کند. کوچ به صورت الهام بخش در کنار مراجع حاضر است و به او اجازه میدهد که این ساختار را با توجه به ویژگیهای فردی که منحصر به خود اوست تعریف نماید.
مسئله مهم در کوچینگ این است که چه کسی صاحب مسئولیت است؟ به عبارت دیگر مسئولیت پذیری از آن کدام است؛ کوچ یا مراجع ؟ آیا این کوچ است که در قبال اهداف مراجع و تحقق آنها مسئول است؟ یا خود مراجع است که مسئول موفقیت و رسیدن به اهداف خود است.
در یک قرار داد کوچینگ مسئولیت تمام و کمال پیگیری اقدامات و رسیدن به اهداف از آن مراجع است و کوچ که در قرار داد با مراجع است ، در این فرایند به صورت برنده برنده حضور دارد؛ به این معنی که موفقیت مراجع موفقیت کوچ است. کوچ با حضور الهام بخش و حمایتگر خود سبب می شود که مراجع ساختار مسئولیت پذیری منحصر به فرد خودش را شفاف کند و سپس متعهد به ساختاری که خودش تدوین کرده بشود.
مسئله مهمی که وجود دارد این است که وقتی فرد خودش ساختار مسئولیت پذیری خود را تعریف می‌کند احتمال پایبندی به آن ساختار بسیار بیشتر است تا این که یک عامل بیرونی یا ترس از تنبیه یا ترس از عدم رسیدن به پاداش بخواهد سبب پایبند سازی فرد به اهدافش بشود بنابراین هدف کوچ این است که این ساختار را خود مراجعه خلق و طراحی کند و در دومین مسئله‌ای که وجود دارد این است که قرار نیست یک خط مشی مشخص غیر قابل تغییر اعلام شود؛ بلکه این مسئله می‌تواند به صورت داینامیک در طی زمان صیقل بخورد و تغییراتی داشته باشد ؛
طراحی ساختار مسئولیت پذیری
کوچ از مراجع خود می پرسد که :
- چه چیزی تو را با توجه به ارزشهای مرکزی و نیازهایی که داری مسئولیت پذیر می‌کند ؟
- تو دوست داری چگونه ساختار مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی تو از طرف من چک شود؟
- چه چیزهایی تو را پایبند به اهدافت می‌کند؟
- چه مسئله هایی سبب می‌شود که تو به اهداف بچسبی و آنها را پیگیری کنی؟
- و چه چیزهایی می تواند مانع این پایبندی و مداومت در مسیر باشد؟
مهم داشتن ساختار مسئولیت پذیری سفت و سخت و ثابت نیست؛ مهم وجود شفافیت در این ساختاراست ولو که این ساختار در طی زمان و در مکالمه بین کوچ و مراجع و در اثر عمیقتر شدن شناخت مراجع از خودش به شکل فرایندی پویا تغییر کند.
هم راستایی کوچ و مراجع
در این راستا مهم است که شفاف شود که انتظارات مراجع از کوچ چیست و دوست دارد چگونه سیر پایبندی به اهدافش و پیگیری اقدام هایش از طرف کوچ انجام شود؟
درست است که کوچ قرار نیست ساختار خود را بر مراجعه تحمیل کند اما از سوی دیگر لازم است مراجع، حدود و خطوط مشخصی را به کوچ اعلام نماید و با هم به توافق برسند که روش‌های پیگیری کوچ چه باشد تا بیشترین بازدهی را برای مراجع داشته باشد.
چون یکی از مهمترین نقشهای حمایتگر کوچ دقیقا همین است که در پیگیری اقدام هایی که مراجع در جلسه کوچینگ تعریف می کند وارد عمل می شود و در صورتی که عدم پایبندی به این ساختار از سمت مراجع وجود داشته باشد، باید چنان حضور امن و حمایتگری را از کوچ و فضای کوچینگ دریافت کرده باشد که بتواند موانع پایبندی خود را به جلسه بیاورد و آن را با کوچ خود بررسی و تحلیل کند. در چنین شرایطی است که مشکلات و موانع پیشرفت در مسیر تعهد شفاف می شود و این ساختار می تواند به بهترین شکل ممکن صیقل بخورد و ساختار کارآمدتری جایگزین ساختار غیر کارآمد بشود.
سوالاتی که به ما کمک می‌کند تا ساختار مسئولیت‌پذیری مراجع را شفاف کنیم می تواند از این قبیل باشد؛
زمانی که از مراجع می‌خواهیم که اقدام هایش را تعریف کند در مورد هر اقدامی بپرسیم که دقیقاً چه زمانی قرار است که چنین کاری را انجام دهد؛ در این مرحله لازم است که کوچ به و مراجع با هم همراهی کنند که مراجع دریابد به صورت واقع بینانه چه مقدار زمان لازم دارد که آن اقدام را به انجام برساند؛ چه کسی می تواند او را حمایت کند؟ آیا کسی را دارد که بتواند او را حمایت کند یا با همراهیش سبب پایبندی بیشتر او به مسیر اقدامهایش بشود؟ یا آیا کسی هست که از او در مورد انجام دادن اقدامش سوال کند؟ چه منابعی در دسترس دارد که برای اینکه این اقدام را به صورت کامل و موفقیت آمیز انجام دهد بتواند از آنها استفاده کند؟
نقش کوچ در این پیگیری
اگر کوچ بخواهد یک مقدار عمیقتر وارد بحث مسئولیت‌پذیری شود می تواند سوالاتی در مورد نقش خود از مراجع بپرسد:
سؤالاتی از قبیل :
- من چگونه می توانم بفهمم که تو این کار را انجام دادی؟ چگونه می‌توانم متوجه انجام شدن کار بشوم؟ چگونه می توانم در این باره مطلع بشوم؟ من بهتر است چه زمانی پیگیری کنم؟
- من چگونه می توانم از تو در مورد پایبندی به اقدامت سؤال کنم که تو احساس فشار نکنی یا احساس منفی بر تو غالب نشود و احساس نکنی که تحت کنترل یا فشار بیرونی هستی ؟
- در صورت عدم پایبندی به ساختار مسئولیت مورد توافق، می خواهی که من چگونه به این مسئله بپردازم و ادامه مسیر را چگونه پیش ببریم ؟ در این حالت من چه رفتاری داشته باشم و انتظار داری که من چگونه این مسئله را مدیریت کنم که بهترین پاسخ و نتیجه را بگیریم ؟
- من با چه مدل دیگری می توانم در فرایند مسئولیت‌پذیری تو نقش داشته باشم؟
تمام این موارد به شفاف شدن هر چه بیشتر مسیر تعهد مراجع به اقدام در راستای هدف منجر می شود و روند تعهد به اهداف را تسهیل می کند.