تعریف شما از مدت زمان چیست؟ آیا برای شما زمان یک گنجینه بی‌پایان است؟ یا نگاهی واقع بینانه به رمان و فرصتتان برای زیستن دارید؟
تصورتان از زمان هر چه که باشد، نکاتی واقعی در مورد زمان هست که چه بخواهیم و چه نخواهیم باید خود را با آنها هماهنگ کنیم و انطباق دهیم؛ نمی‌توانیم زمان را جایی ذخیره کنیم، و نمی‌توانیم زمانهای اضافی امروز را به فردا قرض دهیم؛ ما صرفاً می‌توانیم تصمیم بگیریم که فرصت‌های خود را چگونه بگذرانیم. به طور طبیعی، همه ما دوست داریم تمام مدت در راستای ارزش‌های زندگیمان وقت صرف کرده باشیم چرا که چنین تلاشی است که به زندگی ما ارزش و معنا می‌بخشد، اما گاهی این موضوع در میان شلوغی روزهایمان و روزمرگی ها گم می‌شود پس به دست فراموشی سپرده می‌شود؛
در میان این دوندگی، زمان‌هایمان را بدون آگاهی از چگونگی عبور فرصت‌ها از دست می‌دهیم و زمان، این تنها موجودی و دارایی‌مان را بی‌آنکه حواسمان باشد خرج می‌کنیم و بر باد می‌دهیم. در حقیقت همانند بسیاری دیگر از جنبه‌های زندگیمان، خودآگاهی مهارتی است که تفاوت ایجاد می‌کند. این که هر لحظه خود را از بند گذشته و فریبندگی آینده رها کنیم و به زمان اکنون بازگردیم و اکنون را به عنوان تنها حقیقت موجود با تمام شگفتی و شادمانگی‌اش و در عین حال سختی‌هایش زندگی کنیم.
با در نظر گرفتن خودآگاهی به زمان که بستر اصول مدیریت زمان است، روش‌ها و تکنیک‌هایی نیز برای بالا بردن بهره‌وریمان در زمان محدودمان وجود دارد. این تکنیک‌ها نمی‌توانند طول مدت زمان ما را بیش از آنچه هست اضافه کنند اما می‌توانند از سپری شدن آن در راستایی جز مسیر برپایی ارزش‌هایمان جلوگیری کنند و ما را در مسیر داشتن زندگی هدفمند در راستای چشم‌انداز و هدف غایی و رسالت زیستن‌مان یاری کنند. همینطور درست است که طول زمان ما محدود است اما زیستن در عمق زمان و غنی کردن هر چه بیشتر هر لحظه به یک زندگی غنی و پربار خواهد انجامید.
برخی از تکنیک‌های مدیریت زمان وجود دارد که ممکن است به ساده‌سازی نحوه کار، انجام کارها با کارآمدتر و آزاد کردن زمان بیشتری برای هر چیزی که انتخاب می‌کنید کمک کند. در زیر به برخی از این موارد اشاره می‌کنیم؛
1- کارهای خود را حول سطوح انرژی خود سازماندهی کنید. سطح بهره‌وری شما مستقیماً با سطح انرژی شما مرتبط است، بنابراین اگر می‌توانید، سعی کنید سخت‌ترین وظایف خود را برای زمانی که سطح انرژی شما در بالاترین حد خود است برنامه‌ریزی کنید.
2- از شب قبل برای روز آینده برنامه‌ریزی کنید. قبل از رفتن به رختخواب، فهرستی از کارهای روز بعد بنویسید. وقتی از قبل برنامه‌ریزی می‌کنید، ذهن شما خود را برای هر چالشی که ممکن است با آن روبرو شوید آماده می‌کند. همچنین این برنامه‌ریزی ممکن است به شما کمک کند سریع‌تر و کارآمدتر کار کنید.
3- روز خود را با مهم‌ترین کار خود شروع کنید. در این شرایط بعد از تکمیل مهم‌ترین کارتان به خودتان احساس شادمانی و رضایت در پی موفقیت در جهت ارزش‌هایتان را می‌دهید.
12- حتما زمانی را برای استراحت یا تجدید قوا اختصاص دهید. عملکرد پردازشی مغز ما در طی زمان افت می‌کند و بازده و گیرایی آن بعد از ساعت اول شروع به افت می‌کند. هر 45 دقیقه تا یک ساعت، به خود استراحت دهید.
13- در برنامه‌هایتان زمان‌هایی بی‌ساختار در نظر بگیرید تا ذهن شما احساس نکند که آزادی عمل و اختیار از آن گرفته شده است. این زمانهای بی‌ساختار فشار روانی و تنش را از روی ذهن ما برمیدارد.
14- مهارت خودانضباطی و نظم درونی و به تعویق انداختن لذت‌های آنی برای رسیدن به رضایت درونی و خشنودی در طولانی مدت را تمرین کنید و اراده خود را در پایبندی به اهدافتان پرورش دهید. همه ما برنامه‌های روزانه زمانبندی شده‌ای را در زندگیمان به خاطر می‌آوریم که عمرشان به یک هفته هم نرسیده؛ پایبندی به برنامه‌ها و تعهد به اقدام رمز مدیریت زمان است.
4- با کمک معیارهای اولویت بندی، از جمله ماتریس آیزنهاور، وظایف را اولویت‌بندی کنید. کارهای مهم و فوری باید بالاترین اولویت را داشته باشند، سپس به کارهای با ارزش و مهم که غیر فوری هستند بپردازید، کارهایی که مهم نیستند اما فوریت دارند تا جای ممکن به سایر افراد واگذار کنید؛ و کارهایی که نه مهم هستن نه فوری در آخرین درجه از اولویت هستند و از بسیاری از آنها می‌شود چشم‌پوشی کرد.
5- یاد بگیرید که تفویض یا برون‌سپاری کنید. لازم نیست هر کاری را خودتان انجام دهید. به خصوص کارهای با اولویت پایین(خانه شماره 3 در ماتریس آیزنهاور). گاهی اوقات بهتر است این وظایف را برون سپاری کنید، بنابراین می‌توانید توجه خود را بر روی کارهای مهم‌تر که بودن یا نبودن شخص شما در آن مهم است متمرکز کنید. پرداختن به جزئیات. و داشتن وسواس و مدیریت هشت‌پایی زمان شما را می‌بلعد.
6-کارهای تکراری را خودکار و اتوماتیک کنید. خوشبختانه امروزه اپلیکیشن‌ها و فناوری‌های زیادی وجود دارد که می‌تواند به خودکارسازی بسیاری از وظایف شما کمک کند. مثل پاسخ‌های آماده به دسته‌ای از ایمیل‌ها یا دایرکت‌ها در پیج‌های فروشگاهی؛ خودکار کردن این وظایف می‌تواند چندین ساعت در هفته در زمان شما صرفه جویی کند
7- حواس‌پرتی‌های غیرضروری را از بین ببرید. وقتی حواس‌تان پرت می‌شود، ممکن است مدتی طول بکشد تا تمرکزتان بازگردد. این می‌تواند بهره‌وری شما را تا حد زیادی محدود کند. اگر اپلیکیشنی مثل اینستاگرام برایتان پارازیت فکری ایجاد می‌کند آن را از روی گوشی خود پاک کنید. یا در فولدری قرار دهید که دستیابی به آن سخت باشد یا هر بار از اکانت خود خارج شوید تا برای ورود مجدد مجبور به لاگین باشید؛ راه‌های دسترسی خود به اپلیکیشن‌هایی که حواس شما را پرت می‌کند سخت کنید.
8- درک کنید که پروژه‌ها نیازی به کامل بودن ندارند. کمال‌گرایی یک مانع است که می‌تواند برای شما اهمالکاری به بار بیاورد. قانون پارتو یا 20/80 را به خاطر بسپارید. هشتاد درصد نتایج و اثرات حاصل بیست درصد عمده تلاش‌هاست.
9- سرزنشگر درونی خود را متوقف کنید و دست از تنبیه خود بردارید؛ همه ما ممکن است گاهی از برنامه‌هایمان عقب بمانیم. خودسرزنشی انرژی روانی شما را و چرخه تفکرات وسواسی شما پیش از آنکه بفهمید زمان شما را می‌بلعد.
10- در برنامه‌هایتان جای انعطاف باقی بگذارید که اگر یک فعالیت را در رمان مربوطه در برنامه روزامه نتوانستید به انجام برسانید در هفته پیش رو زمانی برای چنین جبرانی وجود داشته باشد البته این زمان جبران یک مدت محدودی باید باشد و برای مواقع واقعا خاص که شما نتوانستید پایبند برنامه باشید نگه داشته شود.
11- اصل زیگارنیک را به خاطر بسپارید. موازی انجام دادن چند کار به معنای صرفه‌جویی در وقت یا مدیریت زمان نیست. کارهای نیمه کاره تمرکز شما را مختل می‌کند و بخشی از ذهن عملکردی شما نمی‌تواند در فعالیت‌ها تمام و کمال حضور داشته باشد. کارها را نیمه کاره رها نکنید.
12- حتما زمانی را برای استراحت یا تجدید قوا اختصاص دهید. عملکرد پردازشی مغز ما در طی زمان افت می‌کند و بازده و گیرایی آن بعد از ساعت اول شروع به افت می‌کند. هر 45 دقیقه تا یک ساعت ، به خود استراحت دهید.
13- در برنامه‌هایتان زمان‌هایی بی‌ساختار در نظر بگیرید تا ذهن شما احساس نکند که آزادی عمل و اختیار از آن گرفته شده است. این زمانهای بی‌ساختار فشار روانی و تنشن را از روی ذهن ما برمیدارد.
14- مهارت خودانضباطی و نظم درونی و به تعویق انداختن لذت‌های آنی برای رسیدن به رضایت درونی و خشنودی در طولانی مدت را تمرین کنید و اراده خود را در پایبندی به اهدافتان پرورش دهید. همه ما برنامه‌های روزانه زمانبندی شده‌ای را در زندگیمان به خاطر می‌آوریم که عمرشان به یک هفته هم نرسیده؛ پایبندی به برنامه‌ها و تعهد به اقدام رمز مدیریت زمان است.