مهارت اولویت‌بندی یکی از مهمترین مهارتها در راستای رسیدن به اهدافمان است. چه در زمان نوشتن اهدافمان و چه تعیین برنامه‌هایمان و چه در زمان اجرا و عمل به برنامه‌ها و اقدام‌های روزانه لازم است که بدانیم اولویت‌بندی کارهایمان چگونه است. اولویت‌بندی نیاز به ملاک و معیار دارد. اگر ما معیار و ملاک درستی نداشته باشیم نمی‌توانیم اولویت‌بندی مناسبی داشته باشیم. به نظر می‌رسد بهترین معیار برای این کار، درنظرداشتن اولویت ارزشهای ماست و ارزشمندی هر کاری بر اساس میزان همسویی و هم‌راستایی آن با سلسله‌مراتب ارزشهای ما سنجیده میشود.
اولویت‌بندی امور و وظایف (task) به ما کمک می‌کند اختصاص زمان و منابع را طوری انجام دهیم که کارها با بیشترین کارایی و اثربخشی انجام شود تا بیشترین بهره‌وری حاصل شود. در واقع اولویت‌بندی به معنای انجام کاردرست در زمان مناسب است و به شرطی که بامهارت و دانش تکمیل شود در حداقل زمان ممکن قابل انجام است ؛ بهره‌وری متشکل از کارآیی و اثربخشی است ؛ کارایی بیشتر به معنای درست کار کردن در واحدی از زمان است که در اختیار داریم؛ هر چه یک مجموعه یا یک فرد درست کار کند باید کارایی بالاتری داشته باشد یعنی کار بیشتری در واحد زمان انجام داده باشد؛ و اثربخشی به معنای کار درست میزان کار درست در واحد زمان است؛ یعنی میزانی از کار که همراستا با ارزشهای ماست و برای من مهم است ؛ و بهره وری یعنی کارِ درست و ارزشمند و همراستا با ارزشها و هدفها را به میزان حداکثر و با بیشترین صحت در واحد زمان به انجام برسانیم. زمانیکه اولویت کارها مشخص شده باشد جایگذاری کردن آنها به صورت منطقی در ظرف زمان کار پیچیده ای نخواهد بود؛ اما بسیار مهم است که به آنچه نوشته ایم پایبند باشیم؛ اگر کاری در اولویت سوم و چهارم است نباید جایگزین کاری شود که اولویت شماره یک ماست.
سؤالاتی که در این راستا به ما کمک می کند عبارتند از :
- این task بخصوص چقدر برای من ضرورت و اهمیت دارد؟
- این task بخصوص چقدر برای سایرین ضرورت و اهمیت دارد؟
- این task بخصوص چقدر برای من فوریت دارد؟
- این task بخصوص چقدر برای سایرین فوریت دارد؟
- پیامدهای عدم انجام آن چقدر است؟
می توان از یک تا ده برای هر کاری نمره داد و بر اساس مجموع نمرات کارها را طبق اولویت دسته بندی کرد.
همین طور ماتریکس آیزنهاور این سؤالات را در یک چارچوب گنجانده و کار را آسانتر کرده است. طبق این ماتریکس، قسمتی از کارها کارهایی اند که هم مهم و هم فوری هستند که باید بدون فوت وقت انجام شوند( خانه شماره I)
قسمت دوم دسته کارهای مهم ولی غیر فوری که اغلب کارهایی منحصر به فرد و ویژه برای توسعه شخصیت ما هستند و به نوعی اثر انگشت ما در آنها رؤیت می شود( خانه شماره II) این دسته از مسئولیتها و کارها باید همان موقع اولویت بندی وقتی برای انجامشان در تقویممان اختصاص دهیم درست است که فوری نیستند و لازم نیست به سرعت انجام شوند ولی در راستای خودشکوفایی و تپسعه فردی ما مهمترین بخش زندگیمان هستند.
قسمت سوم کارهایی که فوری هستند اما اهمیت چندانی ندارد که چگونه انجام شوند و باید تا حد ممکن به دیگران واگذار شوند. (III)
و قسمت چهارم بخشی از کارها که نه مهم هستند و نه فوری که کلا قابل حذف از برنامه هستند و در آخرین اولویت برای انجام ما هستند و هرگز قبل از کارهای خانه های اول و دوم و سوم نباید انجام شوند. (IV)
مهارت برنامه‌ریزی در ارتباط تنگاتنگ بامهارت اولویت بندی است و به نوعی ساماندهی امور و رویدادهای آینده است؛ این مهارت یک مهارت شناختی مهم است و به ساختار دادن به آینده و ساماندهی و نظم بخشی به عملکردهایمان منجر می شود؛ بدون این مهارت مدیریت وظایف و نظم بخشی به آنها و دنبال کردن اهداف پیچیده و یا حتی ناممکن میشود. چرا که سایر عملکردهای مغزمان از جمله تصمیم گیری و حل مسئله و پیش بینی پیامدها و تعیین قدمهای مسیر هدف تحت الشعاع قرار می گیرد و پراکندگی حواس و اتلاف منابع و فراموشی سبب می شود که به سرمنزل مقصودمان که همان هدف تعیین شده است نرسیم.
البته این مهارت شناختی همانند سایر مهارتها قابل توسعه و پرورش است. بهره برداری از این مهارت به این مسئله نیاز دارد که ما بتوانیم برآورد و تخمین تقریبا واقع بینانه ای از مدت زمان و میزان تلاش مورد نیاز هر فعالیتی داشته باشیم؛ همچنین ویژگی‌های شخصیتیمان در مدل برنامه ریزی ما اثرگذار است ؛ فردی که با ساعت‌به ساعت نوشتن برنامه احساس راحتی می‌کند برنامه متفاوتی با فردی دارد که از نوشتن ساعت به ساعت برنامه‌هایش استرس می‌گیرد؛ یک نفر ممکن است برنامه‌های خود را ریزبه‌ریز برای هر روز مشخص کند و فرد دیگر فقط عنوان کلی برنامه‌هایش را برای یک روز بنویسد؛ فردی دوست دارد برنامه هفتگی برای خود داشته باشد اما فرد دیگر نیاز دارد که برنامه هر روزش مشخص باشد تا اطمینان حاصل کند که چیزی از قلم نمی‌افتد. داشتن انعطاف در نوشتن برنامه بسیار ضروری است. همچنین درنظرگرفتن یک بازه زمانی آزاد برای انجام‌دادن کارهای عقب‌افتاده در برنامه به ما کمک می‌کند که اجازه ندهیم موارد غیرمترقبه یا مسائلی که به هر دلیلی برای ما پیش می‌آید ما را از حرکت و اقدام طبق برنامه باز بدارد. چون گاهی عدم توجه به این مسائل غیرمترقبه سبب شود که میزان فاصله ما از برنامه بسیار زیاد شود و گاهی به دلیل احساس و هیجان ناخوشایندی که در اثر این عدم انطباق حاصل میشود، ممکن است برنامه را به‌طور کلی کنار بگذاریم. آنچه مهم است داشتن انعطاف و پویایی بالا در طراحی برنامه ها است.